Cómo funciona Outlook

por | octubre 12, 2020

Acabas de empezar a usar Outlook y lo estás haciendo bien, pero no puedes averiguar cómo aprovechar algunas de las características que ofrece el popular software de Microsoft, así que estás buscando una guía adecuada. ¿Le gustaría crear una cuenta en Web Mail Outlook.com pero no sabe cómo hacerlo? No te preocupes, estoy aquí para ayudarte si quieres!

En el tutorial de hoy, de hecho, les mostraré cómo funciona Outlooky explicar en detalle cuáles son sus funcionalidades y cómo se gestionan. No importa desde qué plataforma quieras usar el servicio: en este tutorial hablaré tanto del «clásico» Outlook disponible para Windows y macOS, como del servicio web Outlook.com. También explicaré cómo usar la aplicación de Outlook para Android e iOS si piensas usar esta solución en teléfonos inteligentes y tabletas.

Vamos, ¿qué haces todavía ahí parado? Sólo lleva unos minutos aprender a usar Outlook correctamente: sólo tienes que leer y practicar las breves instrucciones que aparecen a continuación. Puedo asegurarle que todas las características del servicio de correo electrónico de Microsoft se volverán de repente muy fáciles para usted – ¡pruébelo usted mismo! En este momento, no tengo nada más que hacer que desearle una buena lectura y un buen trabajo.

Índice

  • Cómo funciona Outlook 365
    • Oficina 365 Precios
    • Descarga e instalación
    • Cómo usar Outlook
    • Cómo funciona el archivo de Outlook
    • Cómo funciona el recuerdo de Outlook
  • Cómo funciona la aplicación web de Outlook
    • Cómo crear una dirección de Outlook
    • Cómo usar Outlook en línea
    • Cómo funciona el calendario de Outlook
    • Cómo funciona la libreta de direcciones de Outlook
  • Cómo funciona Outlook para Android e iOS

Cómo funciona Outlook 365

Empecemos con Perspectiva 365es decir, el programa de correo electrónico integrado en el paquete de Office 365, que también incluye Word, Excel y todos los demás programas típicos del paquete de productividad de Microsoft, pruebe la suscripción. A continuación encontrará todos los detalles del caso.

Oficina 365 Precios

Oficina de precios 365

Antes de explicar en detalle cómo funciona OutlookCreo que es muy importante decirle los costos del paquete Office 365, ya que no es gratuito.

  • Oficina 365 PersonalCuesta 7 euros/mes o 69 euros/año e incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access (los dos últimos sólo en Windows), 1 TB de espacio en OneDrive, 60 minutos de llamadas de Skype al mes y acceso a todas las características de las aplicaciones de Office para teléfonos inteligentes y tabletas. Este plan sólo puede ser usado en una computadora y un dispositivo móvil.
  • Oficina 365 InicioCuesta 10 euros/mes o 99 euros/año e incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access (estos dos últimos sólo en Windows), 1 TB de espacio en OneDrive, 60 minutos de llamadas en Skype para un número al mes y acceso a todas las funciones de las aplicaciones de Office para teléfonos inteligentes y tabletas. Este plan puede ser usado en hasta 6 computadoras y 6 dispositivos móviles. Incluye una prueba gratuita de 30 días.

Si es un usuario empresarial, puede suscribirse a uno de los planes de Office 365 para profesionales (más información aquí), mientras que si eres un estudiante podrías considerar Oficina Home & Estudiante 2019 y comprar una licencia única (sin actualizaciones de los principales lanzamientos, aplicaciones móviles y servicios en la nube) por 149 euros.

Descarga e instalación

Instalar Office 365

Una vez que hayas aclarado las características de la oferta de Office 365, diría que estás listo para descargar e instalar Outlook.

Lo primero que tienes que hacer, entonces, es activar un plan de Office 365. Para hacer esto, necesitas conectarte a la El sitio web oficial de Microsoft y haga clic en el Prueba gratuita durante 1 mes.

A continuación, escriba eldirección de correo electrónico y el Contraseña de su cuenta de Microsoft y seleccione el Ingresa en…para entrar. Si no tiene una cuenta de Microsoft, puede crear una siguiendo el procedimiento que describí en mi guía sobre cómo crear una cuenta de Microsoft.

Una vez que haya iniciado la sesión, haga clic en el Siguiente y elegir un método de pago válida entre tarjeta de crédito o débito, débito directo o PayPal, y luego introduzca los datos pertinentes. Le recuerdo que, una vez que el período de prueba gratuito termine, el servicio costará 10 euros/mes. Sin embargo, puede estar seguro: existe la posibilidad de desactivar la renovación automática (y por lo tanto el pago del servicio) en cualquier momento.

Una vez que haya introducido sus datos de pago, haga clic en el artículo Añadir la dirección del perfil y escriba su dirección, luego haga clic en orden en Siguiente, Guardar e Suscríbase a para acceder a la página de descarga de Microsoft Office.

Ahora, proceda con la descarga de Microsoft Office haciendo clic en el botón correspondiente Instalar. Si utilizas un Mac, puedes descargar Outlook de forma gratuita y activarlo a través de tu cuenta de Microsoft conectada a Office 365 directamente desde el Mac App Store.

Una vez que la descarga se haya completado, simplemente abre el paquete de instalación de Office y sigue las instrucciones en pantalla. Si está usando una computadora Windows…debes entonces comenzar el… El archivo .exe obtenido y esperar a que la herramienta se descargue e instale la suite automáticamente. Tenga en cuenta que los tiempos de descarga pueden ser bastante largos.

Descargar Office 365

Sin embargo, en caso de que esté usando un Macsólo tienes que abrir el paquete .pkg y seleccionar los artículos en orden Continúa, Continúa, Acepta e Instalar. En este punto, tienes que escribir el Contraseña de su cuenta de usuario de macOS (la que utiliza para acceder al sistema) y primero seleccione el Instalar el software y luego esos Cerrar e Muévete.

Al final del procedimiento, se le pedirá que registre su copia de la Oficina 365 con la información de tu cuenta de Microsoft. Si esto no sucede, intenta abrir Outlook y ver si un mensaje como este aparece en la pantalla. También puedes intentar hacer clic en el Regístrese para aprovechar todas las características de Office (Windows) o ir a la OutlookActivar la oficina que está en la parte superior izquierda (macOS).

En la ventana que aparece en la pantalla, seleccione el elemento Ingresa enteclea eldirección de correo electrónico asociado con su cuenta de Microsoft, haga clic en Siguiente e introduzca la información relevante Contraseñapara activar el software. Una vez hecho esto, puede finalmente disfrutar de su prueba o suscripción gratuita. En caso de que no sepa cómo configurar los distintos campos requeridos por Outlook, le sugiero que consulte mi tutorial sobre cómo configurar Outlook.

Oficina 365 Mac

Tenga en cuenta que para evitar cargos no deseados, tendrá que desactivar la renovación automática de Office 365. Para hacer esto, conéctese a El sitio web oficial de Microsoftejecutar el login con su cuenta de Microsoft (si es necesario) y seleccione el artículo Administre su cuenta.

En la pantalla que aparece en la pantalla, haga clic en el elemento Desactivar la renovación automática…escriba el… Contraseña de tu cuenta de Microsoft y presiona el Confirmación de la cancelación. De esta manera, no tendrá que pagar más dinero para seguir usando la suite Office 365 (que, por supuesto, caducará al final del período de prueba de 30 días, y luego se reactivará si paga su suscripción).

Una vez que hayas iniciado Outlook, es hora de configurar tu cuenta de correo electrónico. Para hacer esto, simplemente introduzca su dirección de correo electrónico en el campo apropiado y presiona en el Conecta/Continúa. En caso de que todo funcione correctamente, su cuenta se configurará automáticamente.

De lo contrario, si estás en Windows, intenta marcar la casilla Permitir la configuración manual de la cuenta y para presionar en el Conecta. Si está en macOS, debe seleccionar la opción IMAP/POP. Perfecto, ahora el cliente le permitirá introducir los datos IMAP o POP atado a su cuenta de correo electrónico. Para más información y el procedimiento completo, le sugiero que eche un vistazo a mi guía sobre cómo configurar Outlook.

Cómo usar Outlook

Cliente de Microsoft Outlook

Ahora estás listo para dar tus primeros pasos en Outlook. Todo lo que necesitas para leer los correos electrónicos, responderlos y escribir nuevos se encuentra en la pantalla principal del programa. De hecho, en el bar de la izquierda se encuentran las diferentes cajas Bandeja de entrada, Correo basura, Correo enviado, Borradores e Correo eliminado.

Los mensajes entrantes serán claramente entregados al Bandeja de entradamientras que los salientes pueden ser consultados en ese Correo enviado. Por lo demás, para abrir un correo electrónico sólo tienes que pulsar el botón correspondiente caja y, utilizando los botones de la parte superior, realizar todas las acciones necesarias, como borrar el mensaje, archivarlo, responder a él o reenviarlo a otra persona.

Para escribir un nuevo correo electrónico, simplemente pulsa el botón Nuevo mensaje presente en la parte superior izquierda, inserte eldirección de correo electrónico del receptor, eltemael texto y presiona en el Envía. En resumen, usar las características básicas de Outlook es muy simple, todo está a un solo clic de distancia.

Cómo funciona el archivo de Outlook

Archivo de Outlook

¿Perdón? ¿Le gustaría archivar los correos electrónicos que le llegaron en Outlook? No te preocupes, el programa tiene un especial función de archivo que permite mover automáticamente los mensajes más antiguos a una carpeta especial, separada del resto de los correos electrónicos, ordenando así la bandeja de entrada y haciendo «más limpia» la base de datos interna.

Hay varios métodos para usar esta característica, pero en Windows normalmente sólo hay que marcar las entradas La carpeta de archivos y todas las subcarpetas e Archivar los elementos anteriores en la ruta Herramientas; Limpiar artículos viejos.

En la versión de Outlook para MacOS, en cambio, no existe esta funcionalidad nativa y hay que crear algunas características especiales reglas que realizan la misma función. Le sugiero que consulte mi guía sobre cómo archivar los correos electrónicos de Outlook para conocer todos los detalles del caso y el procedimiento completo.

Cómo funciona el recuerdo de Outlook

Recordar la perspectiva

Outlook también ofrece una función para recordar los correos electrónicos enviados, siempre que el destinatario del correo electrónico tenga una cuenta de Exchange en la misma organización. En pocas palabras, sólo puede «deshacer» los mensajes que se han enviado dentro de su organización. Además, deben ser dirigidos a una cuenta de Exchange y el destinatario no debe haberlos leído.

Para recuperar un mensaje enviado por Outlook que cumpla con estos requisitos, abra el programa, seleccione el elemento Correo enviado de la barra lateral izquierda y abrir lae-mail para cancelar. En la ventana que aparece en la pantalla, haga clic en el elemento Mensaje (arriba a la izquierda), seleccione el elemento Acciones (arriba al centro) y presiona la voz Llama el mensaje.

Perfecto, ahora puedes elegir entre borrar las copias no leídas del mensaje o sustituirlas por una nueva colocando una marca de verificación junto a una de las dos opciones disponibles y haciendo clic en el botón OK. Sin embargo, tenga en cuenta que el destinatario del mensaje seguirá siendo notificado de que el mensaje ha sido retirado.

Cómo funciona la aplicación web de Outlook

¿Está interesado en el servicio de Web Mail Outlook.com de Microsoft? Bueno, te diré cómo dar tus primeros pasos dentro de este.

Cómo crear una dirección de Outlook

Crear una cuenta en Outlook

Antes de proceder a explicar en detalle cómo funciona Outlook.com, creo que le interesará saber cómo crear una dirección a través de este servicio.

Bueno, para crear una cuenta de Outlook, tienes que entrar en el sitio web oficial del servicio y presiona en el Crear una cuenta gratuita. En la página que aparece en la pantalla, escriba la dirección de correo electrónico que desea crear y pulse en el botónicono de la flecha hacia abajo…eligiendo entre la extensión… perspectiva.it y que outlook.com.

En este punto, haga clic en el Siguiente y escribir el Contraseña que pretende usar para acceder a su cuenta de correo electrónico. Tenga en cuenta que debe introducir una contraseña de al menos 8 caracteres y contener al menos dos elementos, incluyendo letras mayúsculas o minúsculas, números o símbolos. Una vez que hayas hecho esto, presiona el Siguiente para continuar.

Ahora, entra Nombre, Apellido…presiona el botón… Siguiente…y escriba… País/zona geográfica e fecha de nacimiento (Día, Mes e Año). Después de eso, haz clic en el Siguiente y verificar su identidad entrando en el código de confirmación que se muestra en la pantalla.

Perfecto: ahora todo lo que tienes que hacer es presionar el botón Siguiente para completar el procedimiento. Entonces se le pedirá que establezca el idioma y el zona horaria y elegir el tema gráfico para usar en Outlook.com.

Si necesita más información, le sugiero que consulte mi tutorial sobre cómo crear una cuenta en Outlook.

Cómo usar Outlook en línea

Microsoft Outlook Web App

Una vez que hayas creado una dirección de Outlook, diría que estás listo para aprender a utilizar el servicio de correo electrónico de Microsoft Web App.

Si estás actuando como un ordenador, puedes acceder a tu cuenta de correo electrónico simplemente conectándote al sitio web oficial de Outlook y presionando la voz Ingresa en. Después de eso, claramente tendrás que insertar eldirección de correo electrónico y el Contraseña asociado con la cuenta creada anteriormente.

Por lo demás, la aplicación web de Outlook es bastante fácil de usar y la funcionalidad básica es idéntica a la del cliente de correo electrónico del equipo. Por lo tanto, le sugiero que consulte el capítulo sobre el uso de Outlook para obtener más información.

Cómo funciona el calendario de Outlook

Calendario Outlook

La aplicación web de Outlook también es utilizada por muchos usuarios debido a su calendario, que les permite administrar sus horarios desde cualquier estación de trabajo.

Para acceder a esta función, todo lo que tienes que hacer es pulsar en el icono Calendario (el segundo de izquierda a derecha, abajo a la izquierda) o conectar con el Página del calendario de Outlook. Desde aquí puedes añadir un evento simplemente haciendo clic en la entrada Nuevo eventopresente en la parte superior izquierda, insertando título, día, horario, posición y posible tiempo de aviso (por ejemplo, «Avísame 15 minutos antes») y presionando la tecla Guardar. Para borrar un evento, simplemente presione la tecla nombre del evento y seleccionar el Eliminar.

Una vez introducido un evento, éste aparecerá en el día correspondiente y se podrán consultar todos sus detalles simplemente pulsando en su caja. Para pasar de un mes a otro, simplemente puedes usar el iconos de flecha en la esquina superior izquierda, y para cambiar el método de visualización tienes que pulsar el Mes en la parte superior derecha y elegir entre Mes, Semana, Semana de trabajo e Día.

Por supuesto, existe la posibilidad de añadir otros calendarios. Esto se puede hacer presionando en el Agregar Calendario presente a la izquierda y escribiendo el nombre del calendario. Para activar sólo un cierto calendario, tienes que poner el marca de verificación junto a su nombre. Si quieres más detalles sobre cómo exportar o importar otros calendarios, te sugiero que eches un vistazo a mi guía sobre cómo sincronizar Google Calendar con Outlook.

Cómo funciona la libreta de direcciones de Outlook

Agenda de direcciones de Outlook

Outlook también tiene un conveniente secciónlo que le permite mantener sus contactos en orden.

Para acceder a este último, todo lo que tienes que hacer es presionar en elIcono social (el tercero de izquierda a derecha en la parte inferior izquierda) o conectar con el Página de la libreta de direcciones de Outlook. Para añadir un nuevo contacto, simplemente presione el botón Nuevo contacto en la esquina superior izquierda, inserte Nombre, Apellido, dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil, empresa e notas y presiona el Crear. En cambio, puedes gestionar un contacto ya existente a través de los botones de la parte superior, haciendo clic en los elementos Edita o Eliminar.

Presionando, en cambio, en la voz Gestionepuede exportar o importar su libreta de direcciones. En particular, puede exportarse utilizando el formato de Archivo CSV con codificación UTF-8. En caso de que necesites exportar tus contactos en formato CSV, echa un vistazo a mi tutorial sobre cómo hacer archivos CSV, donde encontrarás todas las instrucciones sobre cómo exportar tu libreta de direcciones.

En caso de que quiera importar contactos en su lugar, le sugiero que eche un vistazo a mi guía sobre cómo importar contactos de Outlook. Tu libreta de direcciones también puede sincronizarse con otros servicios y dispositivos. Para obtener más información, consulta mi guía sobre cómo sincronizar Outlook con Gmail y cómo sincronizar tu libreta de direcciones en Android.

Cómo funciona Outlook para Android e iOS

perspectiva del smartphone

Outlook también tiene una aplicación oficial para teléfonos inteligentes y tabletas, que permite a los usuarios gestionar su dirección de correo electrónico sobre la marcha. Sin embargo, también puede configurar las cuentas de otros servicios, como Gmail, Yahoo y las cuentas a través de los protocolos IMAP y POP3.

Para instalar la aplicación de Outlook, abra el Play Store (si está usando Android) o elApp Store (si tienes un iPhone o iPad), busca «Perspectiva y seleccionar elicono de la aplicación de los resultados de la búsqueda. Después de eso, presiona en el Instalar/Obtener y, si estás en iOS, verifica tu identidad a través de Face ID, Toca ID o Contraseña del ID de Apple.

Una vez que haya descargado la aplicación, láncela, presione en la entrada Comienza…seleccione el artículo… Continúa (o Agregar cuenta en iOS) y siga las instrucciones de la pantalla. En caso de que la dirección introducida no se encuentre entre las preconfiguradas en el dispositivo, se le pedirá que introduzca los datos relativos a sus parámetros IMAP e SMTP.

En caso de que quieras añadir una segunda cuenta de correo electrónico, puedes hacerlo tocando el icono presente en la esquina superior izquierda, y presionando elIcono del engranaje. Después de eso, toca la voz. Agregar cuenta y seguir las instrucciones de la pantalla.

Una vez configuradas las diferentes cuentas, la aplicación comenzará a sincronizar el correo electrónico, sincronizando todos los mensajes. Claramente los encontrará en el Bandeja de entrada, al que se puede llegar pulsando el icono …arriba a la izquierda. Por supuesto, también hay carpetas Correo enviado, Correo basura, Borradores e Correo eliminado.

Cuando reciba un nuevo correo electrónico, su teléfono inteligente le notificará a través de una notificación común, que también anticipará brevemente el contenido del mensaje. Si quieres cambiar esta opción, simplemente pulsa el botón …presente en la parte superior izquierda, y luego en la parte superior izquierda.Icono del engranaje.

Una vez hecho esto, pulse sobre el elemento Notificaciones y encontrarás todos los ajustes relacionados, por ejemplo, con la personalización del sonido de la recepción de un nuevo correo electrónico y las carpetas en las que activar las alertas. Para más información sobre la aplicación móvil para Outlook, te recomiendo que mires el directrices oficiales de Microsoft.