Cómo funciona Google Drive

por | octubre 12, 2020

Para hacer un trabajo importante necesitarías compartir algunos archivos con otras personas de tu oficina pero, al no estar muy familiarizado con el vasto mundo de la informática, no tienes ni idea de qué herramientas utilizar. Sus colegas le han sugerido que use Google Drive pero es la primera vez que ha oído hablar de esta herramienta.

Así que si has buscado en Internet información precisa sobre este servicio de Google, has tenido mucha suerte al encontrar este tutorial mío: te voy a dar una gran ayuda, explicando cómo funciona Google Drive, un conocido servicio de almacenamiento en la nube que te permite subir archivos online para compartirlos con otras personas. En el transcurso de esta guía explicaré paso a paso cómo utilizar Google Drive para subir y compartir archivos online y cómo descargar la nueva herramienta Google Drive. Esta última, llamada Copia de seguridad y sincronización en tu PC, te permite compartir archivos de Google Drive directamente desde tu ordenador. Para completar, también explicaré cómo se puede usar Google Drive en dispositivos móviles Android e iOS, ya que la aplicación del mismo nombre está disponible para teléfonos inteligentes y tabletas.

Habiendo aclarado algunos detalles teóricos sobre el funcionamiento de Google Drive, ¿estás listo para averiguar en detalle cómo usarlo? ¿Sí? Estoy bien. Te sugiero que te tomes unos minutos para leer esta guía, intenta conmigo usar Google Drive siguiendo mis indicaciones, aprenderás en un abrir y cerrar de ojos.

Cómo crear una cuenta de Google (operación preliminar)

Lo primero que debes saber es que para usar Google Drive debes crear una cuenta de Google. Este proceso preliminar es esencial para utilizar el servicio de almacenamiento en la nube desarrollado por la empresa Mountain View.

En caso de que aún no haya hecho este procedimiento preliminar, puedo explicarle cómo. Tenga en cuenta que la creación de cuentas de Google también será útil más adelante, ya que también puede utilizar la cuenta creada para acceder a todos los demás servicios de Google como Gmail y Youtube, por ejemplo.

Para crear una cuenta de Google tendrás que acceder a la página google.it y haga clic en el Ingresa en que está en la esquina superior derecha. En la página que se abre, tendrá que hacer clic en el Otras opciones y luego en el botón Crear una cuenta del menú que se abrirá. En este punto, deberá rellenar el formulario que se le propondrá y seguir las instrucciones que verá en pantalla para realizar correctamente el procedimiento de creación de una cuenta de Google. Si necesitas instrucciones detalladas para continuar, te sugiero que leas mi tutorial titulado cómo crear una cuenta de Google.

Si ya tienes una cuenta de Google, puedes pasar directamente al siguiente paso donde te explicaré detalladamente cómo funciona Google Drive. También hablaré en detalle sobre cómo usar este servicio de almacenamiento en la nube basado en la web y cómo también puedes usarlo en los dispositivos móviles Android e iOS.

Cómo acceder a Google Drive

En cuanto al funcionamiento práctico de Google Drive, veamos primero cómo utilizar este servicio a través de la Web, a través del navegador que utiliza para navegar por Internet. Para acceder a Google Drive y empezar a usarlo, primero debes conectarte al Página de inicio Servicio: Una vez que se muestra, haga clic en el botón de servicio. Ir a Google Drive para acceder al servicio a través de la cuenta de Google que creó anteriormente.

Cuando lo solicite, acceda al servicio introduciendo sus datos de acceso (correo electrónico y contraseña) vinculado a su cuenta de Google; ahora sólo tiene que esperar hasta que acceda al servicio. ¿Está hecho? Muy bien. Ahora veamos juntos las herramientas proporcionadas por Google Drive.

Si es la primera vez que usas Unidad de Google…Una breve pantalla de tutorial aparecerá al iniciar la sesión para explicar algunos detalles técnicos. Debes saber que para el almacenamiento de fotos y documentos, tienes un espacio de almacenamiento en línea con 15 GB libres.

Si se le acaba el espacio de forma gratuita, puede ampliarlo por una cuota suscribiéndose al servicio Google One. A través de esta suscripción, de hecho, puedes obtener un espacio mínimo de 100 GB y un espacio máximo de 30 TBa un precio de 1,99 y 299,99 euros/mes respectivamente. Además de los indicados, hay otros pisos para Google OneSe los señalaré abajo:

  • 200 GB a 2,99 euros/mes
  • 2TB a 9,99 euros/mes
  • 10TB a 99,99 euros/mes
  • 20TB a 199,99 euros/mes

La utilidad de Unidad de Google… es que puede subir archivos para crear copias de seguridad accesibles en línea desde cualquier ordenador y también puede crear carpetas para agrupar varios elementos. Finalmente, todos los archivos subidos pueden ser compartidos con otros usuarios de una manera muy simple. Una vez que haya terminado el tutorial, pulse el botón Ir a conducir para continuar por su cuenta.

Cómo subir archivos y carpetas con Google Drive:

Una vez que entendemos las características técnicas del servicio en general, vemos la primera herramienta útil de Google Drive: el servicio de subida de archivos y carpetas.

Para compartir archivos con Google Drive lo primero que hay que hacer es ir y pulsar el botón Nuevo azul en la esquina superior izquierda. En este punto las opciones están dadas por el Carpeta (para crear una nueva carpeta en Google Drive), Subir archivos (para subir un archivo de su ordenador a Google Drive) y Carpeta de carga (para ser usado para subir directamente una carpeta de archivos para ser almacenados en Google Drive).

Seleccione la opción que desee en función de lo que necesite realizar (por ejemplo Subir archivos o Carpeta de carga) y esperar a que el archivo o la carpeta de archivos se suba a Google Drive. Para subir archivos o carpetas con Google Drive también puedes usar el arrastrar y soltares decir, esa acción que implica hacer clic en un archivo de su ordenador y luego arrastrarlo al área central de Google Drive que abrió con un navegador web.

Cuando el archivo (o la carpeta) se cargue correctamente aparecerá en la sección principal de Google Drive, la llamada Mi disco duro….

Cómo compartir archivos y carpetas con Google Drive:

Una vez que hayas subido un archivo o una carpeta de archivos a Google Drive, podrás compartirlo con otros usuarios. Hacer esto es muy simple, se lo explicaré más adelante.

Localiza el contenido que has subido a Google Drive y que te gustaría compartir. Haz clic con el botón derecho del ratón para abrir el menú de opciones de uso compartido de Google Drive.

Para compartir el archivo en cuestión ahora haga clic en la entrada Compartir… (símbolo de un hombrecito). En la pantalla que se abre, debe introducir ahora el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el archivo. Entonces escriba esta información en el campo de texto Gente presente en la captura de pantalla Comparte con los demás. Sin embargo, en el menú lateral, presta atención al símbolo de la lápiz. Si hace clic en él podrá cambiar algunas opciones de compartición, ya que puede elegir si la(s) persona(s) con la(s) que va a compartir los archivos puede(n) realizar algún cambio (puede modificar) o si sólo quieres que tengan la oportunidad de comentar (puede comentar) o simplemente para mostrar (puede ver). Cuando haya terminado, confirme sus elecciones pulsando la tecla Fin.

Para más opciones de personalización de los archivos a compartir, presione en el Avanzado que encontrarás en la parte inferior derecha. Tiene algunas herramientas adicionales disponibles que puede ver bajo el título Configuración del propietario. En particular, puedes marcar las entradas Evitar que los editores editen el acceso y añadan nuevas personas y/o Deshabilitar las opciones de descarga, impresión y copia para los comentaristas/espectadores para limitar algunas acciones ejecutables particulares en el archivo que está a punto de compartir. Para confirmar esta elección, pulse el botón Guarda los cambios.

Sin embargo, ten en cuenta que las personas con las que compartiste el archivo en Google Drive sólo podrán verlo y posiblemente modificarlo si acceden al servicio de almacenamiento en la nube a través de su cuenta de Google.

¿Quieres compartir un archivo con Google Drive pero tus colegas no tienen una cuenta de Google? No te preocupes, no todo está perdido. Presione el botón de compartir archivos de nuevo usando los pasos que expliqué en las líneas anteriores y, en el Compartir con otros usuarios…premios de voz… Obtener enlaces compartibles. De esta manera, cualquiera que posea este enlace podrá ver el archivo y posiblemente modificarlo o descargarlo.

Todos los archivos y carpetas compartidos se mostrarán en la pantalla principal de Google Drive (Mis unidades) pero también estará disponible en el Comparte conmigo que puedes encontrar en la barra lateral de Google Drive.

Cómo funciona la copia de seguridad y la sincronización:

Si quieres obtener más información sobre Copia de seguridad y sincronización, el cliente de escritorio oficial de Google Drive que te permite compartir archivos con Google Drive directamente desde tu equipo, tómate unos minutos para leer esta parte del tutorial.

La copia de seguridad y la sincronización es una herramienta muy útil que le permite sincronizar todos los archivos de su PC en línea; para usarla necesita conectarse a esta página web y luego haga clic en el Descargar copia de seguridad y sincronización luego en Aceptar y descargar.

Una vez descargado, ejecute el archivo haciendo clic en él. Entonces haga clic en si es necesario, para iniciar la ejecución del instalador. Como notarás, el software se instalará automáticamente y no tendrás que hacer nada más que pulsar el botón Comienza.

Para instalar Copia de Seguridad y Sincronización en Mac, necesitas abrir el paquete de dmg que descargaste y luego copiarlo en el Aplicaciones de macros y luego tienes que empezar. Una vez hecho esto, los otros procesos que te mostraré son los mismos en Windows y Mac.

Una vez que presione el Comienza tendrás que acceder a tu cuenta de Google introduciendo tu correo electrónico y el tuyo Contraseña en los campos de texto apropiados.

Una vez que esté conectado, pulse el botón OkEsto te enviará de vuelta a la sección de capturas de pantalla… Mi portátil, a través de la cual puedes elegir manualmente las carpetas para sincronizar en línea en Google Drive. Para continuar, presione en Siguiente. En la siguiente pantalla, elija también si desea sincronizar todas o sólo algunas de las carpetas de Google Drive localmente en su PC y luego pulse en Comienza. Puede gestionar estas preferencias de sincronización en cualquier momento volviendo a esta pantalla de copia de seguridad y sincronización que se llama Preferencias.

Cómo compartir archivos con Copia de Seguridad y Sincronización:

Ahora que has configurado la copia de seguridad y la sincronización en tu PC o Mac, déjame mostrarte cómo compartir archivos en Windows y Mac. Desde Windows, presione en Explorar los recursos…haga clic en la entrada… Unidad de Google… de la barra lateral.

Ahora que ves todos los archivos en Google Drive, puedes arrastrar y soltar el archivo en tu PC en el Explorar recursos; Google Drive que abriste. Una vez que el archivo se suba a la carpeta en la nube, haz clic en él con el botón derecho del ratón. Entonces elige el Unidad de Google… y luego haga clic en el Comparte del menú que ves en la pantalla.

En un Mac, para acceder a la carpeta de Google Drive donde puedes subir y compartir archivos, tendrás que pulsar el botón Buscador que está unido a la Muelle y luego haga clic en la entrada Unidad de Google… de la barra lateral izquierda de la ventana que se le muestra.

Google Drive para Android e iOS:

También puedes aprovechar las funciones de Google Drive a través de tu smartphone o tableta Android e iOSdescargando la aplicación apropiada de la App Store o Google PlayStore.

Para compartir un archivo con Google Drive a través de la aplicación Android e iOS, debes tocar el archivo a compartir y luego tocar el icono con el símbolo de tres puntos situado en la parte superior.

Ahora toca la voz Añade a la gente en el menú que se muestra y luego elige a las personas con las que quieres compartir el archivo. Alternativamente, puede hacer que el archivo sea accesible a todo el mundo a través de la Obtener enlaces.

Una vez realizada esta operación, sólo tienes que seguir las instrucciones que te di antes, en cuanto a la versión web del servicio, para aprovechar las demás funciones de Google Drive.